Privacyverklaring Road Runners Zoetermeer

Road Runners Zoetermeer (RRZ) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en respecteert de privacy van alle aan haar toevertrouwde persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft, vertrouwelijk wordt behandeld.
In deze privacyverklaring wordt informatie geven over hoe RRZ met persoonsgegevens omgaat. RRZ houdt zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere wet- en regelgeving. De wijze waarop RRZ met verwerking van haar gegevens omgaat is beschreven in het verwerkingsregister van RRZ.

Dit brengt met zich mee dat in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel, waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en de type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens zich beperkt tot enkel die gegevens die hiervoor minimaal nodig zijn;
  • u om uitdrukkelijke toestemming gevraagd zal worden, als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw gegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen genomen zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen;
  • geen persoonsgegevens zullen worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
  • uw persoonsgegevens worden bewaard ten behoeve van toekomstige activiteiten zoals een reünie, her inschrijving;
  • wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop zullen wijzen en deze respecteren

Mocht u na het doornemen van onze privacyverklaring hierover vragen hebben, kunt u contact opnemen met de secretaris van onze vereniging via secretaris@roadrunnerszoetermeer.nl.

Doeleinden
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden, waarbij deze zijn uitgesplitst naar leden, vrijwilligers, deelnemers (niet-leden) aan wedstrijden en bezoekers van www.roadrunnerszoetermeer.nl, www.geuzendag.nl/geuzenloop en https://geuzendag.nl/geuzenwandeltocht.

  1. Leden:
    • het lid zijn van RRZ en de Koninklijke Nederlandse Atletiek Unie;
    • het deelnemen aan trainingen, wedstrijden en andere activiteiten georganiseerd door RRZ;
    • het deelnemen aan wedstrijden georganiseerd door andere verenigingen.
  2. Vrijwilligers:
    • het organiseren van, of helpen bij, trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van RRZ;
    • het assisteren bij wedstrijden, georganiseerd door andere verenigingen.
  3. Deelnemers (niet-leden) aan wedstrijden:
    • het deelnemen aan wedstrijden georganiseerd door RRZ.
  4. Bezoekers van www.roadrunnerszoetermeer.nl, www.geuzendag.nl/geuzenloop en https://geuzendag.nl/geuzenwandeltocht:
    • het ontvangen van informatie over RRZ, de Geuzenloop Zoetermeer, de Noord-Aa Polderloop , de prestaties van leden en deelnemers, en uitslagen van wedstrijden.

Persoonsgegevens (verwerkingsregister)

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij u om de volgende persoonsgegevens vragen, of  ontvangen wij deze gegevens van derden zoals bijvoorbeeld de KNAU en andere instanties;

  1. Leden: voorletters, voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht (m/v), categorie, adres, postcode, woonplaats, (huis) telefoonnummer, 06-nummer lid en of ouders/verzorgers, e-mailadres lid en of ouders/verzorgers, KNAU lidmaatschapsnummer, bankrekeningnummer, prestaties, foto’s en video’s**.
  2. Vrijwilligers:  voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, (huis) telefoonnummer, 06-nummer, emailadres, KNAU lidmaatschapsnummer*, relevante cursus/opleiding zoals KNAU trainersopleiding, foto’s en video’s**.
  3. Deelnemers (niet-leden) aan wedstrijden: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht (m/v), categorie, adres, postcode, woonplaats, vestigingsland***, telefoonnummer, e-mailadres, vereniging*, KNAU-lidmaatschapsnummer*, rekeningnummer, prestaties, foto’s en video’s**.
  4. Bezoekers www.roadrunnerszoetermeer.nl kunnen toestemming geven voor het gebruik van cookies.
  5. Bezoekers www.geuzendag.nl/geuzenloop en https://geuzendag.nl/geuzenwandeltocht: op deze websites maken we geen gebruik van cookies om statistieken over het gebruik hiervan te verzamelen. Wel is het mogelijk artikelen, foto’s en video’s te delen op sociale media. Hiervoor maken sociale media gebruik van cookies. Voor de cookies die deze media hiervoor plaatsen en de mogelijke gegevens die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de privacy verklaringen van deze media. De hierboven genoemde gegevens worden na uitschrijving maximaal 5 jaar bewaard en daarna verwijderd.

*              Deze persoonsgegevens zijn niet verplicht;
**            Over foto’s en video’s is een aparte paragraaf in deze privacyverklaring;
***          Deze persoonsgegevens (land) worden gevraagd op onder andere inschrijven.nl.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, mogen wij alleen aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Wij mogen uw gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit een wettelijke verplichting betreft (Politie, Justitie, …). Verder verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen die buiten de EU zijn gevestigd. Eventuele sponsoren en bedrijven die onze leden korting geven, ontvangen géén persoonsgegevens van onze leden. Voor leden en vrijwilligers verstrekken wij persoonsgegevens aan de KNAU voor het lidmaatschap van de KNAU. Ook verstrekken wij gegevens van leden aan andere verenigingen, zodat deze leden deel kunnen nemen aan wedstrijden die door deze verenigingen worden georganiseerd. Dit doen we alleen indien we collectief inschrijven en alleen voor die leden die willen deelnemen en zich daarvoor hebben aangemeld. RRZ ontvangt ook gegevens van leden van andere verenigingen, zodat deze leden deel kunnen nemen aan wedstrijden die door ons worden georganiseerd. Hierbij zijn de KNAU en de andere verenigingen zelf verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij maken verder gebruik van subverwerkers voor:

Met deze derde partijen (subverwerkers) maken wij afspraken over de bescherming van uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden in Europa opgeslagen

Foto’s en video’s
Voor de communicatie op de websites, sociale media en andere (lokale) media wil RRZ gebruikmaken van foto’s en video’s gemaakt tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de vereniging. Op deze foto’s en video’s kunnen personen herkenbaar in beeld zijn. Als u hier bezwaar tegen heeft, kunt u dit kenbaar maken aan de secretaris van onze vereniging (secretaris@roadrunnerszoetermeer.nl) cq. contactadressen van de websites/pagina’s www.roadrunnerszoetermeer.nl, www.geuzendag.nl/geuzenloop en https://geuzendag.nl/geuzenwandeltocht.
De geplaatste foto’s en video’s op de websites en sociale media van RRZ, dan wel Geuzenloop Zoetermeer,  zullen wij dan verwijderen of de weergave onherkenbaar maken. Heeft u vooraf bekend gemaakt geen prijs te stellen op herkenbaarheid op foto’s dan houden we hier rekening mee. Verder vragen wij op het aanmeldformulier voor het RRZ lidmaatschap aan leden toestemming voor het gebruik van foto’s en video’s voor communicatie-doeleinden.

Bewaartermijnen
RRZ bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is bepaald. Persoonsgegevens worden uiterlijk 2 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap verwijderd. Dit geldt niet voor gegevens waarvoor de fiscale bewaartermijn van 7 jaar van toepassing is. Verder geldt er geen bewaartermijn voor clubrecords, en foto’s en video’s. Tot slot worden prestaties van deelnemers aan wedstrijden, georganiseerd door RRZ, worden te allen tijde bewaard als archiefmateriaal.

Beveiligingsmaatregelen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:

  • alle personen die namens RRZ van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan;
  • toegang tot persoonsgegevens wordt alleen verstrek aan personen die deze toegang voor het uitoefenen van zijn of haar functie nodig hebben;
  • de toegang tot gegevens wordt gelogd;
  • wij hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid;
  • wij maken back-ups van gegevens om deze bij incidenten te kunnen herstellen;
  • er is een protocol van kracht voor het melden van beveiligingsincidenten;
  • wij evalueren op regelmatige basis onze beveiligingsmaatregelen.

Rechten Aanpassen

U heeft recht op inzage, rectificatie van de persoonsgegeven welke wij van u hebben ontvangen. Bovendien kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons, door één van onze verwerkers of de verstrekking hiervan aan derden. Ook heeft u het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten overdragen aan uzelf, of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om zich te legitimeren, voordat wij gehoor kunnen geven aan het verzoek tot overdracht.

Uitschrijven
Indien u uw gegevens uit onze bestanden wil verwijderen, dan kunt u contact op nemen met onze secretaris.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met de secretaris van onze vereniging (secretaris@roadrunnerszoetermeer.nl). Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.