ALV april 2021

Het is gebruikelijk in de vereniging dat de belangrijkste besluiten op de ALV worden genomen. Vanwege de beperkende maatregelen wordt de ALV op donderdag 29 april 2021 om 19 uur 30 digitaal via Microsoft Teams gehouden. De besluiten worden genomen aan de hand van de reeds ingediende stemmen. Leden kunnen uiteraard deelnemen in deze online vergadering, echter bieden wij geen mogelijkheid aan de leden tijdens deze vergadering hun stem uit brengen. De komende week kun je vragen over de jaarstukken en de voorgenomen besluiten stellen aan het bestuur via het mailadres bestuur@roadrunnerszoetermeer.nl.

De ALV heeft de volgende agendapunten:

  1. Mededelingen bestuur.
    • Nieuw lid voor de kascontrolecommissie. De positie één van de kascontrole commissieleden is vacant. Wil je hiervoor aanmelden kun je een mail sturen naar bestuur@roadrunnerszoetermeer.nl.
    • Nieuwe sponsor
  2. Goedkeuring notulen ALV november 2020. De notulen zijn hier in te zien.
  3. Goedkeuring jaarrekening 2020 en decharge bestuur. Hiervoor zijn de documenten beschikbaar: resultatenrekening, de toelichting, de balans en het verslag kascontrole commissie.
  4. Korting contributie. In de goedgekeurde begroting voor 2021 is een negatief resultaat opgenomen, mede vanwege de grote onzekerheid over de het door kunnen gaan van de Geuzenloop en de Noord-AA Polderloop. Dat was voor het bestuur de aanleiding om in de afgelopen ALV de leden te vragen om af te zien van korting op de contributie. Maar inmiddels zijn de activiteiten van de vereniging al 4 maanden stilgelegd en is het bestuur van mening dat de leden nu wel de mogelijkheid moeten krijgen om een korting op de contributie te ontvangen. De grootste kostenpost van de verenging is de huur van het clubhuis. De stichting ESWAZ heeft gebruik kunnen maken van de COVID-19 stimuleringsregelingen en ook zijn een aantal kosten van de stichting structureel lager (bijvoorbeeld schoonmaakkosten en energie). Op basis hiervan heeft de stichting de huur voor het tweede kwartaal 2021 (voor een bedrag van 9.600 euro) aan de vereniging kwijtgescholden. Het bestuur stelt voor dat hardloop-, wandel en fietsleden die dat op prijs stellen, de contributie van het tweede kwartaal als korting gaan ontvangen. Omdat er een grote verbondenheid is tussen de vereniging en de Stichting ESWAZ publiceren wij ook de jaarstukken over 2020 en de begroting 2021 van de stichting ESWAZ op de website. Deze dienen als onderbouwing van het voorgenomen besluit, de stichting hoeft geen verantwoording af te leggen aan de leden van de vereniging.
  5. Rondvraag.

Het bestuur heeft de volgende vragen ontvangen over de stukken en de voorgenomen besluiten:

    1. Hoe wordt de contributierestitutie uitgevoerd? Moet hiervoor een aanvraag worden ingediend en krijgt ieder lid restitutie?
      ANTWOORD: indien het besluit wordt aangenomen, zullen we hier alle leden over informeren. Het bestuur stelt voor dat leden dan de gelegenheid hebben om de contributie over het tweede kwartaal te storneren. Elk lid die daar gebruik van maakt, moet dat nog wel per e-mail bevestigen aan de penningmeester zodat de factuur van de contributie wordt gecrediteerd.
    2. Indien het besluit restitutie wordt aangenomen, geldt dit dan ook voor leden die pas per 1 april lid zijn geworden?
      ANTWOORD: Ja, we gaan geen uitzonderingen maken. Maar het is aan de leden zelf ter beoordeling om te beslissen of ze de contributie storneren of niet. Specifiek voor de wandelaars van de kennismakingscursus die per 1 april lid worden, zal de contributie pas vanaf 1 juli worden geïncasseerd.
    3. Hoe groot is de korting op contributie? Is dit gelimiteerd tot de korting die we van de ESWAZ hebben gekregen en geldt wie het eerst komt wie het eerst maalt?
      ANTWOORD: De korting op de contributie is het volledige contributiebedrag dat geïnd is bij de leden. Dus bij Wandelaars 21,15 Euro, bij Hardlopers 37,50 Euro en bij Fietsers 20,65 Euro. In totaal is er bij 355 mensen geïnd voor een totaal bedrag van 11.968,30 Euro. De incasso heeft al plaatsgevonden op 12 April jongstleden. Indien alle leden storneren, leiden we een verlies van 2.300 Euro (het verschil tussen de korting op de huur van het clubhuis die we van de Stichting ESWAZ en de contributie over het tweede kwartaal). Het bestuur verwacht niet dat alle leden besluiten om de contributie te storneren, maar mocht het wel zo zijn dan nog komt de club niet in financiële problemen.
    4. Hoeveel wandelleden hebben opgezegd vanwege Corona?
      ANTWOORD: er is maar 1 lid die Corona als reden heeft opgegeven. Bij 3 andere opzeggingen is er geen reden opgeven.
    5. Kan voor de Geuzenloop Zoetermeer in de toekomst de afkorting GLZ worden gebruikt in plaats van de GZL?
      ANTWOORD: geen probleem, zie bijvoorbeeld toelichting op resultatenrekening waarin GZL wordt gebruikt. Dit zal aangepast worden in toekomstige rapportages, maar niet meer in deze.

De stemming is inmiddels gesloten. Wij zullen een controle doen op de geregistreerde reacties. Zo kun je uiteraard maar één keer je stem uit brengen en dien je ook lid of donateur van de vereniging te zijn. In het reactie formulier kun je aangeven of je de vergadering online wilt bijwonen. Hiervoor kun je gebruik maken van een PC, tablet of laptop. Microsoft Teams kun je zowel via de webbrowser als via een App opstarten. Een webcam is niet nodig (videoverbinding vanuit de leden is zelfs ongewenst). Je kunt een telefoon-oortje gebruiken als microfoon, maar tijdens de voordracht vanuit het bestuur, is ook gewenst dat de microfoon wordt gedempt.

Mocht je nooit eerder via Teams aan een online vergadering hebben deelgenomen en je wilt bij de ALV aanwezig zijn, bieden we de gelegenheid om voorafgaand aan donderdag 29 april “proef” te draaien. Zo kunnen we instellingen vooraf controleren en wordt de vergadering niet onnodig opgehouden door deelnemers die om technische redenen niet kunnen deelnemen. Ook dit kun je aanvragen in het reactie formulier.